Obiettivi, interessi in gioco e piccole ma essenziali regole per instaurare un dialogo proficuo ed evitare onerose conflittualità.

Quando si parla di negoziazione, la frase più ricorrente è “volente o nolente ciascuno di noi è un negoziatore”.

La nostra vita è senza dubbio una continua negoziazione con noi stessi e con gli altri: situazioni insidiose e ambigue, interazioni con persone aggressive e arroganti, costituiscono alcuni esempi delle circostanze e degli atteggiamenti che affrontiamo quotidianamente.

Definire l’identikit del negoziatore esperto sembra facile, a prima vista, ma in pratica la negoziazione richiede grandi abilità e specifiche competenze. Possiamo senz’altro affermare che la negoziazione è un’attività multidisciplinare; tuttavia, molti manager e professionisti commettono l’errore di ritenere la negoziazione un corollario rispetto alle proprie competenze tecniche, sottovalutando molti altri aspetti fondamentali.

Le maggiori differenze tra un negoziatore occasionale e un negoziatore professionista risiedono proprio nella capacità di mettere in campo ulteriori abilità che favoriscano l’inventiva, la sensibilità e la capacità di analisi di situazioni complesse e di schemi di comportamento. Citando il libro di Roger Fisher e William Ury, fautori del cosiddetto negoziato di princìpi, “la negoziazione è un’arte”. Aggiungo: come tale richiede disciplina e creatività.

Negli ultimi anni, anche il negoziato è stato interessato da un vero e proprio passaggio culturale.

I continui mutamenti economico-sociali, la globalizzazione, l’instabilità delle relazioni internazionali, le recenti crisi economiche, la crescente informatizzazione, la necessità di intercettare le esigenze di un mercato sempre in movimento, hanno generato il bisogno di un nuovo strumento nella ricerca di un equilibrio tra il profitto e/o benessere personale e la necessità che lo stesso sia sostenibile e durevole. In un sistema dove le relazioni sociali costituiscono uno dei beni principali non è infatti ammissibile sacrificare la propria rete di relazioni, anche potenziale, e la propria credibilità, sull’altare del profitto. La negoziazione, infatti, gioca un ruolo importante allorquando due o più parti dipendano l’una dall’altra per soddisfare i loro interessi o per ottenere quello che vogliono; il ruolo del negoziatore diventa allora quello di perseguire, auspicabilmente di concerto con l’altra parte, il raggiungimento di un valore aggiunto che favorisca in futuro ulteriori proficui incontri professionali e di business tra le parti coinvolte o perlomeno non ostacoli nuove opportunità, a causa di una cattiva reputazione scaturita da una trattiva condotta male.

Di seguito brevemente elencati e descritti alcuni principi da tenere presente per affrontare un negoziato:

Imparate a negoziare anche dietro il tavolo.

Per aggiungere valore sedendo al tavolo con le altre parti è necessario dapprima costruire un forte rapporto di fiducia con il cliente o con i propri colleghi, o ancora con i propri superiori. Soprattutto all’interno di grandi società, la negoziazione diventa un processo complesso nel quale qualsiasi possibile accordo con le altre parti deve essere prima di tutto condiviso e ammissibile per i soggetti rappresentati. Si pensi ad esempio al necessario consenso che gli amministratori delegati devono ottenere dal consiglio di amministrazione della società. L’idea è che ogni negoziazione non avviene solo dall’altra parte del tavolo, ma anche allo stesso lato del tavolo.

Preparate prima l’intero negoziato

Preparatevi alla negoziazione verificando le risorse a vostra disposizione e gli ostacoli all’accordo negoziato, identificando gli interessi in contrasto con l’altra parte ma soprattutto individuando gli interessi comuni.

Ricordate che le prime interazioni giocano un ruolo fondamentale in un incontro negoziale. Questo è il momento in cui i negoziatori agiscono su frammenti di informazioni e possono stabilire un’influenza positiva reciproca. Viceversa, una prima impressione negativa potrebbe essere difficile da recuperare.

Cercate sempre un piano “b”

Di primaria importanza in fase di preparazione del negoziato è ricercare più alternative possibili all’accordo negoziato. È senza dubbio più facile concludere un buon accordo se non è l’unico possibile e soprattutto, qualora il negoziato dovesse prendere una brutta piega, sarà più facile abbandonare il tavolo. Ricordatevi che è sempre meglio verificare le alternative affinché siano concrete e realizzabili e non semplici possibilità astratte.

Ricordate che il negoziato si costruisce con le domande

Non abbiate fretta di fare le vostre richieste; piuttosto mostratevi interessati agli argomenti dell’altra parte e ponete domande aperte. A tutti piace essere ascoltati con interesse e ciò favorirà un clima di fiducia e vi procurerà ulteriori informazioni.

Mettete alla prova le vostre convinzioni

Ricordatevi che un negoziatore esperto non si basa su supposizioni, o pregiudizi emotivi; piuttosto si fida del proprio istinto e sulla capacità di creare empatia.

Utilizzate tecniche di comunicazione efficaci, di influenza e persuasione, di ascolto attivo, per essere sicuri di trasmettere il vostro punto di vista in modo corretto alle altre parti .

Preparatevi alle domande a cui non volete rispondere.

La preparazione più accurata a un negoziato spesso tralascia proprio gli argomenti più spinosi da affrontare. A tal fine potrebbe essere molto utile impostare un‘attività di brainstorming con la vostra squadra, per poi scegliere la risposta migliore, più funzionale all’obiettivo del negoziato.

In conclusione, in ambito professionale una collaudata abilità sul tavolo negoziale riveste senza dubbio la migliore alternativa a lunghi contenziosi o al vedere andare in fumo delicate quanto proficue trattative.

Di Avv. Barbara Maffei Alberti; Maffei Alberti e Associati studio legale